Revisionssichere Archivierung elektronisch empfangener Handelsbriefe - sichern Sie sich Ihren Vorsteuerabzug!

Warum elektronisch empfangene Handelsbriefe revisionssicher archivieren?

Seit dem 01.01.2020 gilt die Neufassung der GoBD und somit auch die gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen. Mithilfe eines revisionssicheren Email Postfaches kann man den Anforderungen für die revisionssichere Archivierung originär elektronischer Belege gerecht werden. Leider fehlen hier zumeist die betrieblichen technischen Mittel um diese Pflichten korrekt umzusetzen.


Bei elektronisch empfangenen Handelsbriefen muss lt. Gesetzgeber die

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

vollumfänglich gegeben sein.


Unsere speziell für Sie ausgearbeitete kostengünstige Cloud Lösung bezieht sich auf die revisionssichere Aufbewahrung aller Ihrer elektronisch empfangenen Handelsbriefe. Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen in Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt werden, d.h. sie müssen den Richtlinien der GoBD, sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des HGB entsprechen.
Wir archivieren im Sinne der GoBD Ihre Emails revisionssicher. Durch unser speziell ausgearbeitetes Konzept der Zustellung in das revisionssichere Postfach ist es zu keiner Zeit möglich Emails vor Archivierung zu manipulieren. Ihr Betriebsablauf wird nicht gestört oder verändert. Sie empfangen revisionssicher archivierte Emails mit einem Erkennungsmerkmal im Betreff in Ihrem gewünschten Postfach des Unternehmens. So erkennen Sie oder dazu beauftragte Mitarbeiter immer, ob die empfangene Email archiviert wurde oder nicht. Diese einfache Kontrolle ist dann für die weitere Bearbeitung der Belege entscheidend.

Die Email Archivierung ohne einer Verfahrensdokumentation ist nicht GoBD konform und hält einer Betriebsprüfung nicht stand!

Wir haben an alles gedacht und die vollumfängliche Lösung inkl. der gesetzlich geforderten Verfahrensdokumentation für Sie erarbeitet!
Dabei müssen wir nicht in Ihren gewohnten Arbeitsablauf, Ihre bestehenden IT Systeme und/oder EDV Prozesse eingreifen.