Häufige Fragen (FAQs)
Hier geben wir Antworten auf Fragestellungen, die uns besonders häufig gestellt werden. Kontaktieren Sie uns gerne direkt unter post@zidado.de, sofern Sie weitere Fragen zur Verfahrensdokumentation, Digitalisierung der Buchhaltung oder Kassenführung haben.
Verfahrensdokumentation
Aufgrund der staatlichen Fördermöglichkeit unserer Dienstleistungen von bis zu 80% sind die tatsächlich von Ihnen zu tragenden Kosten sehr gering. Wir kümmern uns um die komplette Abwicklung Ihrer Förderung. Eine Verfahrensdokumentation von ZIDADO ist dadurch günstiger als einen eigenen Mitarbeiter damit zu beauftragen!
Natürlich können Sie Ihre Verfahrensdokumentation z.B. mit Mustervorlagen oder Online-Programmen selbst erstellen, dies ist jedoch sehr zeitintensiv. Eine professionell erstellte Verfahrensdokumentation gibt Ihnen jedoch die Sicherheit, dass diese auch Betriebsprüfung oder Kassennachschau standhält.
Die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation bildet ein zentrales Element bei der Betriebsprüfung und hat maßgeblichen Einfluss auf deren Ergebnis. Außerdem werden in einer Verfahrensdokumentation die Prozesse und Systeme, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verdeutlicht. So können Abläufe wesentlich einfacher hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft und optimiert werden.
Mit der Firma ZIDADO haben Sie einen zuverlässigen und kompetenten Partner an Ihrer Seite. Wir bieten Ihnen langjährige Erfahrung in der Beratung zu den Themen GoBD, Digitalisierung und Kassenführung, sowie der Erstellung von Verfahrensdokumentationen.
Wir erstellen nicht nur Ihre Verfahrensdokumentation, sondern beraten Sie vorab ganz betriebsindividuell zu den Themen GoBD, Digitalisierung und Kassenführung. Wenn nötig, helfen wir Ihnen Ihre Prozesse so einfach wie möglich an die neueste Gesetzeslage anzupassen.
Eine Verfahrensdokumentation muss typischerweise aus einem allgemeinen Teil, der Anwenderdokumentation, einer Technische Systemdokumentation, der Betriebsdokumentation und dem internen Kontrollsystem bestehen.
In den GoBD heißt es „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“
In den GoBD heißt es weiter „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“
Es liegt ganz allein im Ermessen des Prüfers, ob aufgrund des Fehlens einer Verfahrensdokumentation die Buchführung nicht in einem angemessenen Zeitraum lückenlos geprüft werden kann. So kann er sogar einen Sicherheitszuschlag von 2 – 10 % des Jahresumsatzes ansetzen, bzw. im schlimmsten Fall die Buchführung komplett verwerfen.
Grundsätzlich benötigt jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen eine Verfahrensdokumentation. Das ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt. Die Finanzämter fragen zumeist bereits bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation nach den derzeit gültigen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen der Gesetze für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung in einem. Sie dient dazu, die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, sowie der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten und Belegen zu erfüllen.
Digitalisierung Buchführung
Wir sind auf DATEV Produkte spezialisiert. Wir konfigurieren alle Bereiche und Module von DATEV Unternehmen Online und sind danach weiterhin ihr Ansprechpartner. Selbstverständlich unterstützen Sie, auch wenn Sie andere Produkte zur Digitalisierung der Buchhaltung einsetzen (wollen), wie z. B. Lexware, lexoffice, Candis, Pleo, Spendesk
Nachdem alle notwendigen Anpassungen und Konfigurationen in Ihrem Unternehmen durchgeführt und Ihre Steuerkanzlei über die neuen Prozesse informiert wurde, führen wir mit Ihren Mitarbeitern eine Vor-Ort Schulung durch. Dabei begleiten wir Ihre Mitarbeiter so lange, bis alle Handgriffe sitzen.
Ja, dieser Prozess wird „Ersetzendes Scannen“ genannt. Voraussetzung dafür ist eine saubere Verfahrensdokumentation mit Dokumentation aller im Betrieb buchführungsrelevanten Arbeits- und Scan-Prozesse.
Sehr viel!
Wir kümmern uns in Sachen DATEV Unternehmen Online um alles. Zunächst klären mit Ihrem Steuerberater, welche Module Sie im Detail benötigen. Nach Freischaltung und Zusendung der Unterlagen und Hardware können wir loslegen. Wir konfigurieren, angefangen beim Scanner, DATEV Belegtransfer, DATEV Belege Online, DATEV Bank Online bis DATEV Kasse Online, usw. bei Ihnen vor Ort und stimmen alles mit Ihrem Steuerberater ab. Am wichtigsten ist uns dabei einen Workflow zu gestalten, der sich ganz speziell nach Ihren Bedürfnissen richtet.
Ganz klar, Ja!
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung werden Kosten für Mitarbeiter, Aufbewahrung und Material gesenkt. Die Belege werden elektronisch, DSGVO konform und revisionssicher gespeichert. Alle digitalisierten Belege sind jederzeit sofort verfügbar. Die Kommunikation mit dem Steuerberater wird vereinfacht. Ein monatlich zu übergebender Pendelordner ist nicht mehr notwendig.
Kassenführung
Das übernimmt Ihr Berater der Firma ZIDADO. Nachdem alle Prozesse dem Kassengesetz 2020 und der aktuell geltenden Fassung der GoBD angepasst sind, werden Ihre verkaufenden Mitarbeiter von uns vollumfänglich anhand einer individuell erstellten Kassieranweisung geschult.
Wir beraten Sie zielgenau und bereiten Sie optimal auf eine drohende Kassennachschau vor. Dabei stellen wir die jederzeitige Kassensturzfähigkeit Ihres Betriebes sicher und beraten Sie zu folgenden Themen:
- Gutscheinverrechnung
- Fremdgutscheine
- Trinkgeldabscheidung
- Zahlungswege bar und unbar
- Storno
- Tagesabrechnung
- Dokumentation Kassensystem
- Korrektes Führen des Kassenbuches
- Aufbewahrungspflichten
- Geordnete Belegablage
- Aufbereitung der Belege zur Verbuchung
Die Prüferin, bzw. der Prüfer kann einen Sicherheitszuschlag von 2 – 10 % des Jahresumsatzes ansetzen und / oder zu einer Außenprüfung übergehen und diese bei Bedarf auf mehrere Jahre ausweiten.
Seit 01.01.2018 wurde für die Finanzämter die Möglichkeit einer Kassennachschau geschaffen. Prüferinnen und Prüfer dürfen während der üblichen Geschäftszeiten unangemeldet erscheinen. Auch können vorab verdeckte Testkäufe und Beobachtungen durchgeführt werden. Im Mittelpunkt stehen hierbei der Kassensturz und die Kassendaten. In der Regel wird sofort zu Beginn einer Kassennachschau nach einer Verfahrensdokumentation gefragt.
Ja natürlich. Wir haben uns neben der Digitalisierung der Buchhaltung auch auf die angewandte GoBD und die Kassenführung nach dem Kassengesetz 2020 spezialisiert. Wir sind Ansprechpartner des Landesinnungsverbandes für das bayerische Fleischerhandwerk und des Landesinnungsverbandes für das bayerische Bäckerhandwerk in allen Fragen zum Thema Kassenführung. Zu unseren Kunden gehören aber auch zahlreiche Gastronomiebetriebe, Friseur- und Kosmetikbetriebe, Apotheken, Einzelhändler, etc.
Jedes Unternehmen, welches Erlöse mithilfe einer offenen Ladenkasse oder elektronischer Kasse erfasst und Bargeld als Zahlungsmittel akzeptiert.
Förderung
- Unterschriebenes Verwendungsnachweisformular
- Unterschriebenes Formular zur EU-KMU und De-minimis-Erklärung
- Unterschriebene Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Achtung der Charta der Grundrechte der Europäischen Union
- Beidseitig unterschriebener Beratungsbericht (einschließlich Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF)
- Rechnung des Beratungsunternehmens
- Kontoauszug des Antragstellenden zum Nachweis über die vollständige Zahlung des Honorars
- Bestätigungsschreiben des regionalen Ansprechpartners (nur bei Unternehmen bis zu einem Jahr nach Gründung zum Zeitpunkt der Antragstellung)
Für die Abwicklung der Förderung ist von Ihrer Seite nur ein minimaler Zeitaufwand nötig, da ZIDADO alle Unterlagen für Sie so vorbereitet, dass Sie nur noch unterzeichnen müssen.
Von der Online-Antragstellung bis zur Abwicklung Ihrer Förderung sind wir Ihr Ansprechpartner und nehmen Ihnen hier die meiste Arbeit ab. Im weiteren Verlauf der Förderung erhalten sie die von uns bereits vollständig ausgefüllten Unterlagen, die von ihnen nur noch unterschrieben und per E-Mail an uns zurückgeschickt werden müssen. Der Arbeitsaufwand ist hierbei für sie minimal.
Nachdem der Antrag gestellt wurde und Ihnen nach ein paar Tagen der sogenannte „Beginnbescheid“ vom BAFA vorliegt, darf mit der Beratung begonnen werden.
Jeder rechtlich selbständige und im Bereich der gewerblichen Wirtschaft oder der Freien Berufe kann, wenn sich der Unternehmenssitz und der Geschäftsbetrieb in Deutschland befindet, eine Förderung beantragen. Nach den KMU Richtlinien zählen hierzu Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, sowie Mittlere Unternehmen, mit weniger als 250 Beschäftigten und weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz, bzw. einer Bilanzsumme von weniger als 43 Millionen Euro.
Nicht antragsberechtigt sind Unternehmen, welche selbst in der Unternehmens- oder Wirtschaftsberatung tätig sind, gemeinnützige Unternehmen und Vereine, sowie Stiftungen. Unternehmen der landwirtschaftlichen Primärerzeugung, der Fischerei und der Aquakultur sind ebenso von einer Förderung ausgeschlossen.
Die Höhe der Förderung kann, je nachdem in welcher Region sich der Unternehmenssitz befindet, bis zu 80% betragen.
Die Firma ZIDADO ist ein beim BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) gelistetes Beratungsunternehmen für die Förderrichtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ vom 14.12.2022. Somit kann eine Förderung für unsere Beratungsdienstleistung beantragt werden.
Für Steuerberater
Je Auftrag reicht in der Regel ein kurzes Telefonat, damit die notwendigen Details für eine optimale Beratung besprochen werden können. Kurze Rückfragen während unserer Beratung können im Normalfall auch mit dem zuständigen Mitarbeiter Ihrer Kanzlei besprochen werden.
Ihr Mandant erteilt uns den Auftrag.
In einem gemeinsamen Termin besprechen wir eine mögliche Zusammenarbeit. Hier geht unser Berater auf Ihre Bedürfnisse ein. Was ist Ihnen an unserer Zusammenarbeit wichtig, wie soll die Kommunikation mit Ihren Mandanten ablaufen, usw. Es ist und bleibt Ihr Mandant, den wir aufgrund Ihrer Empfehlung voll zufriedenstellen möchten.
Die Firma ZIDADO versteht sich als Ihr rechter Arm bei der Beratung Ihrer Mandanten zur Digitalisierung und / oder Kassenführung, bzw. der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Durch unsere Zusammenarbeit profitieren Sie sofort von unserer langjährigen Erfahrung in diesem Bereich und müssen keine Kapazitäten von Mitarbeitern binden.
Wir senken Ihr Haftungsrisiko bei Kassennachschauen und Betriebsprüfungen!
