Verfahrens­­dokumentation nach GoBD

Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung in einem. Sie dient dazu, die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, sowie der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten und Belegen zu erfüllen.

Grundsätzlich benötigt jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen eine Verfahrensdokumentation. Das ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt. Die Finanzämter fragen zumeist bereits bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation.

In den GoBD heißt es „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“

In den GoBD heißt es weiter „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“

Es liegt ganz allein im Ermessen des Prüfers, ob aufgrund des Fehlens einer Verfahrensdokumentation die Buchführung nicht in einem angemessenen Zeitraum lückenlos geprüft werden kann. So kann er sogar einen Sicherheitszuschlag von 2 – 10 % des Jahresumsatzes ansetzen, bzw. im schlimmsten Fall die Buchführung komplett verwerfen.

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